Русский Свет ускоряет работу с клиентами и поставщиками за счет автоматизации работы с первичными документами на базе LegalDoc

5 Марта 2019

Ассоциация «Русский Свет» — один из крупнейших российских дистрибьюторов, который объединяет и координирует деятельность компаний, занимающих лидирующие места на рынке услуг по комплексным поставкам кабельно-проводниковой продукции, щитового, низковольтного и высоковольтного оборудования, светотехники, электротехники, комплектующих для России и СНГ. Ассоциация «Русский Свет» является официальным дистрибьютором ведущих российских и мировых производителей электротехники, таких как ABB, Schneider Electric, Legrand, IEK, ДКС, «Световые Технологии», Osram, Philips, Galad, EKF и др.

География охвата насчитывает более 8 000 населенных пунктов. В списке продукции более 850 000 наименований изделий, которые поставляются более 80 000 покупателям. Конечно, такой большой ассортимент требует максимальной автоматизации всех процессов работы.

«Мы считаем, что автоматизированные системы могут и дают большой вклад в улучшение клиентского опыта», — рассказывает Денис Пургин, директор по ИТ ассоциации «Русский Свет».

Одним из процессов, который требовал много времени и сил, была обработка документов первичного учета. «Наши клиенты распределены по всей России и обмен документами первичного учета в бумажном виде существенно затормаживал наш процесс работы. Это было неудобно для наших партнеров и требовало постоянных и существенных затрат времени наших сотрудников», — описывает ситуацию Денис Пургин.

Для снижения временных и финансовых издержек, ассоциация Русский Свет приняла решение перевести работу с документами первичного учета в электронный вид и автоматизировать обработку этих документов.

По словам Дениса Пургина, для ассоциации было важно решить поставленную задачу быстро и с минимальными усилиями. Поэтому было принято решение использовать готовый продукт.

Большое количество контрагентов потребовало возможности одновременной работы с несколькими операторами юридически значимого ЭДО и поддержки всех типов и форматов первичных документов.

Денис Пургин поделился, как проходил отбор системы: «Мы выбрали LegalDoc, потому что он сразу давал возможность работы с ведущими операторами ЭДО, а также имел возможность автоматического ответа на требования ИФНС».

Автоматизацию начали со входящего документооборота: получения входящих от контрагентов УПД (универсальный передаточный документ), настроили обработку документов по грузополучателю, механизм распределения документов на ответственных сотрудников, автоматическое создание кредиторских счетов-фактур из входящего документа.

В LegalDoc реализованы процессы электронного документооборота с контрагентами через четырех операторов: Контур.Диадок, СБИС, Такском, Сфера.Курьер. Благодаря интеграции сотрудники предприятия могут работать непосредственно в Oracle e-Business Suite, вне зависимости от того, через какого оператора отправляется или получается документ.

LegalDoc позволяет принимать от ИФНС требования о предоставлении документов в части встречных и камеральных проверок, автоматически готовить на них ответ и отправлять в соответствии с требованиями законодательства.

Автоматизированные процессы по входящим документам существенно ускорили обработку первичных документов, т.к. сейчас документ приходит в электронном виде, автоматически распознается и загружается в Oracle e-Business Suite.

Исходящие документы автоматически создаются и проходят необходимое согласование прямо в LegalDoc. Все документы являются юридически-значимыми и соответствуют всем требованиям и приказам Минфина РФ.

«Хочу отметить высочайший профессионализм команды Русского Света, все задачи по интеграции LegalDoc в учетную систему были выполнены в кратчайшие сроки», — делится впечатлениями от работы над проектом Антон Беренцев, исполнительный директор ГК EleWise, Директор LegalDoc.


Возврат к списку